從“每個人心中都有一顆紅星”，到“敬不甘平凡的我們”；從“沒有痛苦不算痛快”，到“將所有一言難盡一飲而盡”，朗朗上口的廣告語背后，是已經(jīng)陪伴大家走過70多年的紅星二鍋頭。

作為唯一一家參加過開國大典的酒企，同時也是中華老字號企業(yè)與國家非物質(zhì)文化遺址等稱號的享有者，紅星二鍋頭一直將“為人民釀好酒”為使命。這樣一家赫赫有名的傳統(tǒng)酒企巨頭，在財務(wù)數(shù)字化建設(shè)中，是如何靠著3名財務(wù)服務(wù)了600人的業(yè)務(wù)與后勤隊伍呢？

紅星股份財務(wù)部費用主管周維坦言，紅星業(yè)務(wù)體系龐大，業(yè)務(wù)人員分散在全國各地，有時需要深入到縣、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村中開展業(yè)務(wù)。由于采用傳統(tǒng)紙質(zhì)報銷，并且統(tǒng)一管理，因此報銷周期普遍較長。

周維舉例稱，很多外地業(yè)務(wù)人員，自身差旅量較大、單據(jù)較多、行程較長，往往需要員工自行墊資，業(yè)務(wù)人員每月出差費用少時3000-5000元，多時可達10000元以上。如此高的墊資費用，不僅個人經(jīng)濟壓力較大，而且員工差旅體驗不佳。

同時，當(dāng)月紙質(zhì)單據(jù)要寄回本部報銷，需要一定時間單據(jù)傳遞過程，有時需要一周甚至更長時間。而一旦票據(jù)出現(xiàn)問題，或報銷不符合規(guī)范，總部財務(wù)還要打回當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)人員重新提交，一來二去員工報銷周期進一步拉長，大部分員工報銷周期普遍都在10天以上。

周維表示，國家“十四五”規(guī)劃戰(zhàn)略中明確提到了，要構(gòu)建數(shù)字經(jīng)濟體系，紅星股份作為國有企業(yè)，有著明確的社會責(zé)任擔(dān)當(dāng)，在數(shù)字化建設(shè)中也應(yīng)走到前列。因此集團上下決定，依托外部優(yōu)質(zhì)資源，引入數(shù)字化財務(wù)費控管理系統(tǒng)，積極完成自身數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并在官網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)公告。

紅星股份希望通過費控系統(tǒng)實現(xiàn)費用精準(zhǔn)管控，對差旅標(biāo)準(zhǔn)進行差異化管理，確保費用的合理性與合規(guī)性。通過財務(wù)系統(tǒng)OCR識別與防偽驗真功能，實現(xiàn)自動驗票減少財務(wù)人員審核工作量，縮短報銷周期。

同時，財務(wù)系統(tǒng)要能夠?qū)由搪闷脚_，為員工差旅提供“一站式”服務(wù)，統(tǒng)一對公付款，使因公消費更加透明合規(guī)，減少業(yè)務(wù)與財務(wù)因報銷產(chǎn)生的工作量。最后，財務(wù)系統(tǒng)要能夠?qū)M用管理全流程數(shù)據(jù)自動抓取，具備多維度分析能力，最終產(chǎn)生費用分析報表。

經(jīng)過多輪分析探討后發(fā)現(xiàn)，合思無論在前端預(yù)算管理費用管控，還是在差旅資源運營，差旅標(biāo)準(zhǔn)管控等諸多方面，都非常貼合紅星當(dāng)下的需求，進而決定開展合作。

隨著項目組的入駐，通過深入溝通了解，紅星希望將費用預(yù)算與部門項目預(yù)算相關(guān)聯(lián)；將差旅費用自動生成報銷單并提交；將業(yè)務(wù)人員出差申請單、招待申請單、公關(guān)申請單進行關(guān)聯(lián)，方便集中管理。同時，解決財務(wù)人員工作中普遍反映的發(fā)票量大、單據(jù)量大、憑證量大等問題。

針對以上需求，項目組在同一個預(yù)算包內(nèi)拆分了部門預(yù)算和項目子預(yù)算，方便預(yù)算精細(xì)化管理；利用“隨手記”功能，將報銷單據(jù)自動生成、自動提交；通過將出差、招待、公關(guān)單據(jù)轉(zhuǎn)換為三種費用類型歸入一張單據(jù)中，實現(xiàn)集中管理。

利用智能發(fā)票識別與驗真、多渠道三方支付、“EAI Pro”一鍵生成憑證等功能，徹底解決財務(wù)工作中發(fā)票、單據(jù)、憑證量大的問題。

周維表示，從去年十一月份系統(tǒng)正式上線至今，紅星股份利用合思·易快報費控報銷系統(tǒng)+“無需報銷”解決方案，處理各類型差旅單據(jù)及日常費用報銷單據(jù)共計 13000多筆。

此前，紅星僅銷售業(yè)務(wù)端，每月產(chǎn)生的各類差旅發(fā)票量多達2000多張。在應(yīng)用了合思·易快報“無需報銷”解決方案后，員工差旅費用更加透明合規(guī)，報銷周期也由此前14天壓縮到7天內(nèi)。財務(wù)人員發(fā)票量處理縮減50%以上，費用管控支持多維度、多要素設(shè)置，相關(guān)時報額、標(biāo)準(zhǔn)額、超額等提示信息更加透明化，合規(guī)信息自動標(biāo)記在費用單據(jù)上，整體審批時間縮短15%。

業(yè)務(wù)人員非常愿意在合思商城訂購機票、火車票、酒店，消費場景覆蓋超過95%，在公司統(tǒng)一付款統(tǒng)一開票后，員工差旅無需墊資、無需開票，更無需報銷。

周維認(rèn)為，財務(wù)是任何一家企業(yè)最重要的服務(wù)部門。在紅星與合思開展合作后，財務(wù)人員的服務(wù)能力得到進一步加強。目前，依托數(shù)字化的費控系統(tǒng)，紅星僅靠3名財務(wù)就精準(zhǔn)服務(wù)了600多人的業(yè)務(wù)與后勤團隊。

隨著所有財務(wù)管理制度嵌入系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)人員報銷時能夠清晰了解各項規(guī)章制度，減少了業(yè)財之間的溝通成本，整體報銷體系也更加合規(guī)，降低財務(wù)風(fēng)險。