企業(yè)電子憑證如何管理才合規(guī)，又如何進行報銷、入賬、歸檔？這一系列問題在國家《關于公布電子憑證會計數(shù)據(jù)標準的通知》出臺后，有了更明確的答案。

在《關于公布電子憑證會計數(shù)據(jù)標準的通知》中，首次規(guī)范了“結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件+版式文件封裝+電子簽名”的電子憑證標準，明確了電子憑證從開具、接收到處理、歸檔等各環(huán)節(jié)全流程標準化無紙化處理。這不僅為廣泛存在的電子憑證“接收難、入賬難、 歸檔難”問題提供了解決路徑，更明確了電子憑證的法律效力，標志著真正“無紙化”時代的到來。

那么，政策有了、方向有了，企業(yè)如何做才能符合國家對于電子憑證的合規(guī)要求，真正解決電子憑證的接收、入賬、 歸檔難題？近期，合思檔案「電子憑證中心」功能正式上線，全面解決企業(yè)電子憑證數(shù)據(jù)在線獲取、統(tǒng)一存儲、集中管理、實時跟蹤等一系列難題，保障電子憑證數(shù)據(jù)來源的合法性、真實性以及數(shù)據(jù)安全性，大大降低企業(yè)電子憑證流通成本，徹底打破電子憑證合規(guī)難題。

合思檔案作為領先的單套制電子會計檔案管理平臺，其提供的預歸檔服務已經(jīng)匯集了來自票據(jù)、業(yè)務、資金、核算等系統(tǒng)的會計資料。接收端試點單位在報銷業(yè)務對應的會計入賬完成后、會計憑證歸檔之前，需要根據(jù)實際入賬情況使用工具包生成入賬信息結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件?！鸽娮討{證中心」功能快速實現(xiàn)電子憑證入賬信息實例文檔的封裝，并創(chuàng)新性地將封裝節(jié)點設定為“入賬后、歸檔前”，以更大限度突破電子憑證的流程管理效率。

合思「電子憑證中心」功能是遵從會計數(shù)據(jù)標準形成的電子憑證數(shù)據(jù)中心，用于企業(yè)外部電子憑證數(shù)據(jù)匯集，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)多渠道獲取、驗簽、解析、自動填報、入賬、封裝、歸檔的端到端全流程自動化。

隨著原始數(shù)據(jù)對原始憑證的完全替代，經(jīng)濟活動流轉(zhuǎn)的媒介不再是紙張，而是永不下線的數(shù)據(jù)。通過合思檔案廣泛連接的能力，對接各類業(yè)財系統(tǒng)收集數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)價值最大程度釋放。

在預歸檔服務環(huán)節(jié)，合思檔案即可提取電子憑證數(shù)據(jù)進入電子憑證中心。通過對電子憑證進行驗簽，解析提取結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)XBRL。若電子憑證提取的不是XBRL格式，則進行發(fā)票要素查驗，將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為XBRL格式。轉(zhuǎn)換成功后，結(jié)合入賬的記賬憑證信息，生成入賬結(jié)構(gòu)化實例文件。企業(yè)可在系統(tǒng)內(nèi)預覽、更新入賬實例文檔；同時支持導出，用于外部審計、稽查、上傳財政部備案。

通過預歸檔功能，合思檔案強大的可視化規(guī)則引擎，可按照業(yè)務單據(jù)關聯(lián)邏輯、實際業(yè)務場景，實現(xiàn)自定義關聯(lián)關系搭建。自動完成電子憑證與業(yè)務數(shù)據(jù)匹配，實現(xiàn)發(fā)票流、合同流、資金流、貨物流的四流合一數(shù)據(jù)匯集。

企業(yè)外部電子憑證進入電子憑證池后，支持批量進行驗簽、驗真、為該電子憑證打上標簽，標記該電子憑證的真實性。

通過驗簽的電子憑證，在電檔完成檔案組裝后，可生成電子憑證的入賬實例XBRL文檔。同時標記該憑證已入賬。當電子憑證入賬信息變更時，支持更新入賬實例XBRL文檔信息。支持批量導出電子憑證入賬實例XBRL文檔，用于外部審計、稽查、上傳財政部備案。

當一個電子憑證多次入賬時，支持在線查看多個入賬實例文檔。通過每個入賬實例文檔，都可以清晰查看電子憑證的基礎憑證信息、電子憑證狀態(tài)、會計主體信息、入賬記賬憑證信息等，滿足對電子憑證接收、入賬、歸檔的全流程跟蹤與記錄。

廣泛連接主流業(yè)財軟件，多渠道采集，開放式系統(tǒng)對接，數(shù)據(jù)歸集不捆綁。

試點要求的9類電子憑證類型，不同的格式（OFD、PDF、XML）全面支持采集、驗簽、解析XBRL，生成入賬結(jié)構(gòu)化實例文檔。