“我們粗略的估算了一下，檔案室至少需要100㎡的面積，而且只能覆蓋未來3年的財務檔案數(shù)量，這對企業(yè)來說，將是1000萬/年的成本?！狈珪攧肇撠熑嘶貞浧鹕暇€電子會計檔案系的細節(jié)時說道，帆書搬進位于上海市長寧區(qū)的辦公室，檔案室的占地面積至少需要100㎡，這對寸土寸金的上海來說，成本非常高。

除此之外，每個月整理紙質(zhì)檔案的成本也很高，最緊張的時候需要8個實習生同時完成。檔案整理不是一件輕松的事情，需要把發(fā)票、回單、單據(jù)、憑證及對應附件按照證據(jù)鏈整理、匹配、組裝，每月至少需要12個工作日。

“檔案整理最讓人痛苦的就是回單，因為我們不是逐筆付款，而是每月集中付款，銀行回單是一個全部回單組成的大文件，我們需要打印出來后手動切割再組裝，是一項非?？菰?、復雜的工作。”面對著高昂的打印、存儲成本，以及檔案流轉(zhuǎn)、業(yè)務借調(diào)等所耗費的隱形成本，帆書開始了解電子會計檔案系統(tǒng)。

在決定和合思合作之前，帆書的信息化團隊對不同廠商的系統(tǒng)進行了多維度的分析，如從客戶覆蓋度層面考慮、從產(chǎn)品的服務、開發(fā)比例、等保級別等維度進行評估，為更有效的驅(qū)動檔案庫房精簡與報銷流程簡化，最終選擇與合思合作，通過業(yè)務邏輯的匹配實現(xiàn)系統(tǒng)組裝，釋放人力提高效率，在合規(guī)存檔前提下真正降低存儲成本。

合思檔案上線之前，企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)隔離，不利于財務檔案一體化管理，內(nèi)部多種異構(gòu)業(yè)務系統(tǒng)運行，互相獨立、數(shù)據(jù)隔離，統(tǒng)計分析費時費力。紙質(zhì)財務票據(jù)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)難提?。浑娮影l(fā)票查重、驗偽耗時費力。在檔案儲存上，紙質(zhì)檔案儲存成本高，風險大，實物檔案儲存占用空間，企業(yè)需要安排專門的檔案員管理，人力成本高。

并且，實物檔案容易受環(huán)境因素影響導致不同程度的損壞，企業(yè)面臨風險。檔案整理人力成本高，財務陷入低價值重復性工作。財務賬表歸檔、裝訂復雜，不斷重復進行檔案錄入的操作，耗時長易出錯。檔案利用率低，無法釋放更多價值。實物憑證與業(yè)務數(shù)據(jù)分散，無法智能搜索、準確查找。查閱繁瑣，多系統(tǒng)翻查原始單據(jù)、附件、紙質(zhì)憑證等。檔案借、還狀態(tài)更新不及時，無系統(tǒng)留痕，無法多人借閱。

通過引進合思電子檔案系統(tǒng)，帆書實現(xiàn)了：

1.按照歸檔范圍、歸檔標準梳理不同類型業(yè)務檔案歸檔場景，通過靈活可變的接口實現(xiàn)財務檔案的應收盡收，電子憑證數(shù)據(jù)自動驗真驗簽，提取結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)可視化呈現(xiàn)。

2.全量財務檔案數(shù)字化存儲，電子&實物檔案高度關聯(lián)，線上化管理發(fā)票、單據(jù)、憑證、賬簿、報表、自定義檔案等各類型數(shù)據(jù)。線上虛擬庫房可視化監(jiān)控線下實物檔案室，查詢電子檔案即可定位實物檔案位置，線上&線下同步上下架，便捷實物管理。 電子原文件獨立式管理+憑證組合式管理，實現(xiàn)電子票據(jù)的合規(guī)存檔，為參加電子憑證會計數(shù)據(jù)標準深化試點打下堅實基礎。

3.智能化制檔，依照企業(yè)業(yè)務管理規(guī)范&歸檔管理規(guī)范配置關聯(lián)規(guī)則，會計憑證自動關聯(lián)匹配及組裝，智能生成專用格式版式文件，形成完整業(yè)務鏈組合數(shù)據(jù)。業(yè)務字段回寫財務憑證，憑證數(shù)據(jù)業(yè)務化，業(yè)務數(shù)據(jù)財務化，真正實現(xiàn)業(yè)財一體化融合。 業(yè)務檢測+四性檢測支持，歸檔數(shù)據(jù)合規(guī)且業(yè)務數(shù)據(jù)完整。

4.多維度檢索，支持全文檢索、批量檢索等方式，滿足企業(yè)不同場景多查詢需求。 智能搭建憑證、業(yè)務單據(jù)、發(fā)票以及銀行回單等多種類型組合關系結(jié)構(gòu)樹，原始憑證與記賬憑證穿透聯(lián)查、一站式預覽。 外部系統(tǒng)通過接口在線調(diào)閱，企業(yè)員工申請權(quán)限在線借閱。

合思檔案上線后，財務結(jié)賬效率提高了50%，未來財務共享中心繼續(xù)推動系統(tǒng)功能的優(yōu)化和迭代，并準備籌備搭建商品中臺、權(quán)益中臺、支付中臺等數(shù)字化中臺，進一步實現(xiàn)帆書業(yè)財一體化&無紙化的目標，提升數(shù)字化建設水平，滿足未來企業(yè)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略需要，推動數(shù)字經(jīng)濟高速發(fā)展。