作為熱泵行業(yè)領(lǐng)軍品牌，中廣歐特斯始終堅(jiān)持以高品質(zhì)的產(chǎn)品，為家營(yíng)造更舒適的生活空間為目的，服務(wù)萬(wàn)千家庭。中廣電器多地分公司，近300+業(yè)務(wù)員，項(xiàng)目遍布全國(guó)。項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，業(yè)務(wù)員多地奔波，差旅需求旺盛，產(chǎn)生非常龐大單據(jù)量、費(fèi)用數(shù)目，在沒(méi)有使用合思系統(tǒng)前，均是由財(cái)務(wù)手工統(tǒng)計(jì)處理，效率較為低下：

員工報(bào)銷(xiāo)：在外出差，異地報(bào)銷(xiāo)。單據(jù)及對(duì)應(yīng)的發(fā)票需要郵寄到總部處理，時(shí)效性低，墊資壓力大。每次報(bào)銷(xiāo)，業(yè)務(wù)員需要手寫(xiě)一張說(shuō)明單記錄出差行程及對(duì)應(yīng)費(fèi)用。如此費(fèi)時(shí)費(fèi)力，占用業(yè)務(wù)員大量精力。

財(cái)務(wù)審核：業(yè)務(wù)員差旅量大，導(dǎo)致發(fā)票數(shù)量多，財(cái)務(wù)逐一審核。各種費(fèi)用的審核與統(tǒng)計(jì)全部線下通過(guò)Excel完成，效率低下。

作為大型制造型企業(yè)，中廣電器的預(yù)算管理十分嚴(yán)格，啟用全面預(yù)算。在單據(jù)審核時(shí)，財(cái)務(wù)需要逐一統(tǒng)計(jì)不同業(yè)務(wù)員、不同部門(mén)的費(fèi)用情況，因?yàn)閳?bào)銷(xiāo)時(shí)間≠費(fèi)用發(fā)生時(shí)間，財(cái)務(wù)每次都要手動(dòng)確認(rèn)費(fèi)用發(fā)生時(shí)間再生成憑證，是一項(xiàng)易出錯(cuò)又繁瑣的工作。

基于上述情況，為了更好地開(kāi)展業(yè)務(wù)，同時(shí)給財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)減負(fù)，中廣電器引入合思費(fèi)控系統(tǒng)，在線發(fā)起費(fèi)用提報(bào)、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)費(fèi)用類(lèi)型，在單據(jù)內(nèi)由員工選擇費(fèi)用發(fā)生時(shí)間，更好的服務(wù)于財(cái)務(wù)做賬，提高效率。

這樣一來(lái)，員工在線即可完成費(fèi)用的提報(bào)，效率提高。財(cái)務(wù)在單據(jù)內(nèi)可查看費(fèi)用歸屬月，提高制證效率。發(fā)票通過(guò)系統(tǒng)完成驗(yàn)真查重，統(tǒng)一管理。費(fèi)用全部線上化聚合，通過(guò)高級(jí)報(bào)表可清晰查看當(dāng)前各部門(mén)的費(fèi)用情況，告別費(fèi)用管控盲點(diǎn)。

系統(tǒng)的引入帶來(lái)了費(fèi)用透明，對(duì)于研產(chǎn)銷(xiāo)鏈條較長(zhǎng)的制造型企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是錦上添花。財(cái)務(wù)通過(guò)對(duì)費(fèi)用數(shù)據(jù)的分析，發(fā)現(xiàn)差旅費(fèi)用的占比非常高，出差相關(guān)的發(fā)票也十分多，每次郵寄、貼票都需要耗費(fèi)時(shí)間。

“如果能把差旅部分的數(shù)據(jù)通過(guò)更有效的方式管理起來(lái)，將大大提高我們的效率”。于是，在費(fèi)控系統(tǒng)上線1年后，中廣電器上線了合思自研的商旅平臺(tái)——合思商旅。員工訂購(gòu)酒店、火車(chē)票，用車(chē)等場(chǎng)景免墊資，月底統(tǒng)一結(jié)算、統(tǒng)一開(kāi)票，提高差旅效率。

“中廣電器至少有300個(gè)業(yè)務(wù)員，隨著我們業(yè)務(wù)版圖的不斷擴(kuò)張，數(shù)量只多不少。他們大部分長(zhǎng)期駐外，基本上每個(gè)月大部分的時(shí)間都需要住酒店，我們既不想管控的那么嚴(yán)格，每一天都要進(jìn)行費(fèi)用申請(qǐng)；又希望能夠讓這部分差旅數(shù)據(jù)透明合規(guī)，符合企業(yè)規(guī)定。想要兼容管控的靈活與平衡，合思商旅幫了我們大忙！”中廣電器財(cái)務(wù)部表示。

對(duì)于長(zhǎng)期駐外的業(yè)務(wù)員，企業(yè)采取了“不控制間夜單價(jià)，控制月度總額”的方式，兼顧了合規(guī)與靈活。員工每晚的住宿標(biāo)準(zhǔn)不限制，但每個(gè)月的住宿總額有限制。若員工超過(guò)了這一標(biāo)準(zhǔn)，多出的費(fèi)用需要自行承擔(dān)。合思系統(tǒng)內(nèi)，財(cái)務(wù)可以通過(guò)高級(jí)報(bào)表實(shí)時(shí)、直觀地看到每一位業(yè)務(wù)員當(dāng)前每晚的均價(jià)是多少，超標(biāo)了多少。各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)也能統(tǒng)籌管理各自員工的差旅情況。

這樣一來(lái)，業(yè)務(wù)員不需要在外忙于業(yè)務(wù)還擠時(shí)間提交住宿申請(qǐng)，企業(yè)也實(shí)現(xiàn)了差旅住宿費(fèi)用的透明化，完全杜絕了虛假開(kāi)票的可能性。通過(guò)合思商旅統(tǒng)一結(jié)算，開(kāi)具一張大票，大大減少了財(cái)務(wù)處理發(fā)票的工作量。對(duì)于制證、歸檔等工作，也告別繁瑣，擁抱簡(jiǎn)單。

通過(guò)合思商旅，員工的出差體驗(yàn)得到了提升，2023年，總消費(fèi)額達(dá)1500萬(wàn)+元，酒店占比達(dá)77.72%，其次是火車(chē)為14.72%，用車(chē)占比為9.72%。通過(guò)合思商城提供的差旅數(shù)據(jù)報(bào)告，企業(yè)能夠看到員工消費(fèi)的真實(shí)數(shù)據(jù)，通過(guò)分析，可得出平均消費(fèi)的酒店均價(jià)，協(xié)助企業(yè)優(yōu)化差標(biāo)，讓差旅規(guī)范更加精細(xì)化。

合思商旅上線后，中廣電器的財(cái)務(wù)數(shù)字化旅程完成大半。隨著財(cái)會(huì)6號(hào)文和最新檔案法79號(hào)令的全面推廣，企業(yè)也緊跟政策大力推行會(huì)計(jì)檔案全面無(wú)紙化。面對(duì)越發(fā)眾多的電子會(huì)計(jì)憑證提出新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)，真正實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)真實(shí)、檔案存儲(chǔ)完整、檔案存儲(chǔ)安全合規(guī)、檔案利用查詢便捷。中廣電器早在23年開(kāi)始布局會(huì)計(jì)檔案的無(wú)紙化升級(jí)，合思費(fèi)控+合思商旅的引入從業(yè)務(wù)端實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案的檔案數(shù)字化，保障會(huì)計(jì)檔案證據(jù)鏈完整。24年啟動(dòng)合思檔案項(xiàng)目，全面實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化升級(jí)。

檔案采集階段，合思檔案對(duì)接金蝶云星空、EIP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等，完成會(huì)計(jì)憑證、付款單、銀行回單、業(yè)務(wù)檔案等財(cái)務(wù)檔案的應(yīng)收盡收。EIP系統(tǒng)中的采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)單等；CRM系統(tǒng)中的銷(xiāo)售合同、銷(xiāo)售訂單等也均通過(guò)生成式的API接口完成采集。

中廣電器自2021年與合思合作，歷經(jīng)合思費(fèi)控、合思商旅、合思檔案的上線，逐步完成企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。從費(fèi)用線上化到差旅數(shù)據(jù)透明，從出差墊資到無(wú)需報(bào)銷(xiāo)，從海量憑證到無(wú)紙化歸檔，合思見(jiàn)證著中廣的一步步躍進(jìn)，一次次突破。隨著數(shù)字化系統(tǒng)的介入，財(cái)務(wù)的身份也從普通的核算轉(zhuǎn)型成業(yè)務(wù)支持型財(cái)務(wù)，通過(guò)透明化的數(shù)據(jù)分析支持企業(yè)決策，提前規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。在合思BI報(bào)表中，能夠看到各部門(mén)、各地區(qū)的費(fèi)用情況，從數(shù)據(jù)中可以看到業(yè)務(wù)發(fā)展的方向，為企業(yè)進(jìn)一步的擴(kuò)張?zhí)峁﹨⒖肌?/span>

在未來(lái)，期待與中廣電器迎來(lái)更多的合作，助力企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型，賦能業(yè)財(cái)融合，合思始終在路上。