在財(cái)會(huì)6號(hào)文及檔案法79號(hào)令的指導(dǎo)下，上市企業(yè)高新興，一直在探索從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理到電子會(huì)計(jì)檔案的轉(zhuǎn)型之路。隨著業(yè)務(wù)不斷變革、擴(kuò)張，企業(yè)意識(shí)到大力推行無(wú)紙化勢(shì)在必行。此背景下，高新興內(nèi)部進(jìn)行了多輪供應(yīng)商篩選與甄別，最終合思檔案憑借靈活強(qiáng)大的產(chǎn)品能力和經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目管理能力脫穎而出，與高新興開(kāi)啟合作。

“選擇合思檔案是高新興正確的選擇。合思項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有非常強(qiáng)大靈活的產(chǎn)品能力、穩(wěn)定敏捷的運(yùn)維體系、豐富經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理能力，協(xié)助我司IT團(tuán)隊(duì)突破集成應(yīng)用場(chǎng)景，重塑·并優(yōu)化內(nèi)部數(shù)字化架構(gòu)。”高新興在檔案上線后表示。回憶起合作細(xì)節(jié)，項(xiàng)目經(jīng)理也表示，是一次非常高效的交付。

“交付期間客戶IT組發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸速度過(guò)慢，懷疑是中間件對(duì)接問(wèn)題，向合思檔案團(tuán)隊(duì)反饋。我們第一時(shí)間響應(yīng)，排查問(wèn)題，最終不到1小時(shí)定位問(wèn)題——是由于誤操作，導(dǎo)致客戶委托的第三方系統(tǒng)在復(fù)制數(shù)據(jù)時(shí)多次重復(fù)復(fù)制，重復(fù)數(shù)據(jù)量過(guò)多，超出預(yù)估時(shí)間。通過(guò)合思團(tuán)隊(duì)的問(wèn)題響應(yīng)及排查，解決了問(wèn)題，獲取了客戶的信任?！?/span>

紙質(zhì)檔案管理之痛：低效率、高成本，難以利用

在轉(zhuǎn)型之前，高新興內(nèi)部均采用紙質(zhì)檔案管理辦法；回單、憑證等電子件需要打印后歸檔，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常大的資源浪費(fèi)。除此之外，企業(yè)還面臨如下痛點(diǎn)：

·流程業(yè)務(wù)低效：報(bào)銷、采購(gòu)付款等業(yè)務(wù)流程需要打印、溝通、審核、郵寄紙質(zhì)單據(jù)，時(shí)效性差，溝通及修改成本高，后續(xù)還需要整理、裝訂及歸檔。

·檔案管理成本高：占用庫(kù)房人員管理、借閱流程及實(shí)物借出管理繁瑣。

·檔案管理存在隱患：電子源文件未合規(guī)保存，不符合會(huì)計(jì)電子檔案管理法規(guī)。檔案歸檔規(guī)范人工控制存在完整性合規(guī)性的隱患，缺少系統(tǒng)化的控制。

·檔案利用效率低：目前公司查詢相關(guān)發(fā)票、收付款憑據(jù)及其他附件難度較大，耗費(fèi)大量人力，不能實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)調(diào)閱。

“檔案無(wú)紙化一直是我們的探索之路，勢(shì)在必行。首先最重要的是提高財(cái)務(wù)部效率，實(shí)現(xiàn)與核算業(yè)務(wù)相關(guān)的系統(tǒng)（U9、費(fèi)控、OA、CBS等）對(duì)接，核算在線化，提高工作效率。同時(shí)簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)單據(jù)的打印、整理、郵寄等繁瑣工作。此外，通過(guò)檔案電子化的轉(zhuǎn)型，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程信息化。降低檔案管理成本，降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)授權(quán)、水印等高級(jí)權(quán)限管理?！备咝屡d項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目啟動(dòng)初期表示，這也是一直以來(lái)困擾企業(yè)的問(wèn)題。

業(yè)務(wù)部門同樣非常期待此次電子會(huì)計(jì)檔案項(xiàng)目，在之前，各種檔案借閱場(chǎng)景都需要消耗巨大的人力物力，耗時(shí)耗力。業(yè)務(wù)部門希望通過(guò)會(huì)計(jì)檔案電子化，滿足業(yè)務(wù)和稅務(wù)上對(duì)發(fā)票、銀行回單及其他結(jié)算單據(jù)等資料的便捷調(diào)閱與應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)調(diào)閱檔案的功能，方便業(yè)務(wù)處理，減少資料的整理。實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)鏈上穿透查詢與調(diào)閱。

解法：電子會(huì)計(jì)檔案“采制管用”全生命周期管理

亮點(diǎn)一：生成式接口自動(dòng)采集檔案數(shù)據(jù)，連接NCC、U9、OA、CBS等系統(tǒng)

高新興借款類、報(bào)銷類（日常報(bào)銷、差旅報(bào)銷）、還款類、付款類業(yè)務(wù)流程在NCC系統(tǒng)中進(jìn)行，通過(guò)合思檔案的生成式接口，抓取憑證、發(fā)票原文件、單據(jù)版式文件等至檔案管理平臺(tái)。檔案系統(tǒng)內(nèi)可通過(guò)會(huì)計(jì)憑證查看上游差旅報(bào)銷單、出租車票（各類發(fā)票）、附件等。

CBS內(nèi)銀行回單自動(dòng)采集至合思檔案系統(tǒng)，大文件自動(dòng)切割，并和對(duì)應(yīng)的記賬憑證匹配，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化組裝歸檔。

亮點(diǎn)二：自動(dòng)制檔，釋放財(cái)務(wù)人員精力

智能制檔，憑證數(shù)據(jù)自動(dòng)匹配組裝，業(yè)務(wù)檢測(cè)保障證據(jù)鏈完整。檔案關(guān)聯(lián)規(guī)則可視化配置。不同系統(tǒng)、不同類別會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)關(guān)聯(lián)匹配及組裝，形成完整業(yè)務(wù)鏈組合數(shù)據(jù)。

合思檔案獨(dú)創(chuàng)業(yè)務(wù)檢測(cè)方案，基于會(huì)計(jì)檔案中會(huì)計(jì)憑證與各原始憑證的業(yè)務(wù)完整性檢測(cè)，根據(jù)憑證相關(guān)屬性與業(yè)務(wù)匹配性檢測(cè)檔案數(shù)據(jù)是否完整，業(yè)務(wù)檢測(cè)方案可自由選擇是否啟用。支持會(huì)計(jì)憑證維度的發(fā)票、附件、費(fèi)控單據(jù)、銀行回單的完整性檢測(cè)。

亮點(diǎn)三：檔案利用，檔案全場(chǎng)景數(shù)字化利用

·查詢：線上查詢通過(guò)多維度檢索，快速定位檔案，便于使用人員查詢。

·借閱： 減少當(dāng)前借閱繁瑣、耗時(shí)、費(fèi)力等流程。用戶可按權(quán)限直接在檔案系統(tǒng)搜索到此檔案，在檔案系統(tǒng)申請(qǐng)借閱后，即可借閱電子檔案。

·檔案追溯：打破原先查找憑證相關(guān)信息時(shí)，同個(gè)系統(tǒng)需要上下聯(lián)查、切換模塊，甚至切換多個(gè)系統(tǒng)才能聯(lián)查到一張憑證相關(guān)的所有數(shù)據(jù)，檔案系統(tǒng)后，用戶可一鍵查詢多系統(tǒng)憑證相關(guān)的數(shù)據(jù)及影像信息。

·權(quán)限管理：支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，支持建立系統(tǒng)管理員、檔案管理員、財(cái)務(wù)人員及相關(guān)用戶功能，可按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全控制。

·報(bào)表數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：提供智能首頁(yè)，支持圖形化展示各類型檔案數(shù)量、檔案借閱狀態(tài)、借閱次數(shù)等統(tǒng)計(jì)；提供查詢條件，可根據(jù)組織、期間、檔案類型等條件進(jìn)行報(bào)表數(shù)據(jù)篩選。

電子會(huì)計(jì)檔案的管理不僅僅是幫助企業(yè)把財(cái)稅會(huì)計(jì)資料由紙質(zhì)變?yōu)殡娮?，更重要的是借助電子化的改造去挖掘?cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值，為企業(yè)的財(cái)稅管理決策提供參考、為財(cái)稅風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)防控提供預(yù)警等增值服務(wù)。相較于以前的紙質(zhì)檔案管理，電子會(huì)計(jì)檔案的管理可以借助當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將大量之前沉睡在紙質(zhì)憑證和資料中的信息識(shí)別和提取出來(lái)，而不是簡(jiǎn)單的掃描成電子資料存檔，這是與現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理流程最大的不同點(diǎn)。在這個(gè)基礎(chǔ)之上，企業(yè)可以最大程度去挖掘和發(fā)揮財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的價(jià)值。

成功的另一秘訣：完善的項(xiàng)目管理機(jī)制

合思檔案項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)高新興集團(tuán)及全部子公司上線，完備的項(xiàng)目管理體系必不可少。合思檔案有豐富的國(guó)央企、上市企業(yè)交付經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出項(xiàng)目成功的三要素，并基于此為每一位客戶提供一對(duì)一的專業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理，全力保障項(xiàng)目上線。

·不在測(cè)試走捷徑：只有徹底的測(cè)試才能保證項(xiàng)目上線后的穩(wěn)定使用；

·按計(jì)劃執(zhí)行：按期完成計(jì)劃任務(wù)，確保項(xiàng)目質(zhì)量；避免延期導(dǎo)致整體項(xiàng)目上線延期；

·上線為第一目標(biāo)：按期上線，合理需求會(huì)在版本迭代中陸續(xù)實(shí)現(xiàn)，盡可能按照可實(shí)現(xiàn)功能調(diào)整業(yè)務(wù)，確保不影響正常使用。

此外，合思檔案還提供問(wèn)題跟蹤及項(xiàng)目變更機(jī)制，如每周以郵件的方式向雙方項(xiàng)目組成員發(fā)布《項(xiàng)目雙周滾動(dòng)計(jì)劃》、《項(xiàng)目實(shí)施日志》等項(xiàng)目周狀態(tài)報(bào)告；ü每一周進(jìn)行一次項(xiàng)目例會(huì)；項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中所有需要討論的重要問(wèn)題，雙方均要通過(guò)問(wèn)題反饋表反饋等。有跡可循，條理清晰，既專業(yè)，又放心。

（部分溝通記錄）

數(shù)電票時(shí)代，電子會(huì)計(jì)檔案管理已是大勢(shì)所趨。告別傳統(tǒng)低效的檔案管理，擁抱簡(jiǎn)單高效的數(shù)字化檔案管理方式，已成為眾多行業(yè)先行企業(yè)的共同選擇。合思檔案不僅可助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集、組裝、管理檔案，檔案的借閱線上留痕，可管控可追溯；更重要的是，幫助企業(yè)進(jìn)一步挖掘會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)真正的精細(xì)化管理。