作為一家上千員工的上市企業(yè)，中亦科技每月要產(chǎn)生大量的差旅費用，在員工奔波于各地出差、談項目、解決產(chǎn)品問題之時，財務(wù)也在為大量的報銷、審票、報賬頭痛。

“每個月差旅申請上千條，員工報銷節(jié)奏參差不齊，有漏票或貼票不規(guī)范的情況，每月都要在此耗費很長時間?！边@是中亦科技財務(wù)人員的真實感受，每個月固定且重復(fù)的工作，極大占用了財務(wù)人力成本。

“我們的差旅成本是需要歸集到項目成本中的，大家零散的報銷卻很難直接歸集到項目上，需要到系統(tǒng)里逐一查看和核算。”中亦科技管理層希望直觀看到某個項目在時間范圍內(nèi)的差旅支出，卻根本沒有這類統(tǒng)計維度。過往，此類需求需要財務(wù)線下手動計算，時效慢、準(zhǔn)確度也難保障，且僅能提供拆分到部門的數(shù)據(jù)，難以進一步細(xì)化。

對于頻繁出差、服務(wù)各大銀行的中亦科技工程師來說，差旅場景也并沒有那么“友好”。申請時需要填寫復(fù)雜的差旅申請單明細(xì)，報銷時還要再寫一次；出差的機票、火車票和住宿都需要自己墊資開票，火車票還要記得去車站取紙質(zhì)票，否則也無法報銷；各種貼票規(guī)范、領(lǐng)導(dǎo)層審批，讓整個報銷流程更加復(fù)雜。相比報銷占用的時間，員工更愿意釋放其到更多可為企業(yè)創(chuàng)造價值的工作上。

合思無需報銷解決方案上線后，助力中亦科技差旅場景實現(xiàn)顛覆式變革。合思無需報銷解決方案貫通了從員工申請、消費、對賬，統(tǒng)一結(jié)算&開票、生成財務(wù)憑證的全流程，消除傳統(tǒng)報銷流程中的冗余節(jié)點，將費控管理操作環(huán)節(jié)大幅壓縮，以數(shù)字化手段助力企業(yè)費用管控真正實現(xiàn)由“事后”控制向“事前”、“事中”控制轉(zhuǎn)變。

01.差旅場景更友好，員工出差僅需2步

此前，員工出差需墊資開票、提交報銷單、貼票、等待重重審核、打款。而現(xiàn)在僅需2步即可完成全部出差申請及費用報銷流程。

Step 1: 員工在合思內(nèi)提交差旅申請單，填寫出發(fā)地、出發(fā)時間等行程明細(xì)。

Step 2: 差旅申請單審批通過后，員工直接去合思商城進行機票、酒店、火車票訂購，企業(yè)直接支付，員工無需墊資；差標(biāo)控制已預(yù)置在商城內(nèi)，訂購時超標(biāo)有提示，同屏比價很清晰。

02.線上智能化加持，財務(wù)對賬核算僅需3步

財務(wù)1人僅需3步即可高效完成對賬單導(dǎo)入、按區(qū)域維度拆分子對賬單、審批子對賬單、系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一結(jié)算&統(tǒng)一開票及自動生成財務(wù)憑證全流程。

Step 1: 在系統(tǒng)內(nèi)獲取商城對賬單，而后導(dǎo)入對賬結(jié)算系統(tǒng)。

Step 2: 點擊“生成子對賬單”，系統(tǒng)會按照拆分規(guī)則進行創(chuàng)建子對賬單。

Step 3: 跳轉(zhuǎn)至對賬概覽，點擊“發(fā)起對賬”即可將子對賬單發(fā)送對應(yīng)審批人進行審核。

差旅之外，中亦科技還有用車和用餐的場景。此前，員工在加班打車時，需要申請開票、事后報銷；現(xiàn)在，通過差標(biāo)（打車時間、出發(fā)地）進行消費合規(guī)控制，一鍵選擇未超標(biāo)車型，即可實現(xiàn)加班用車場景下的無需報銷，用餐申請亦是如此簡單。月底由合思商城與供應(yīng)商企業(yè)統(tǒng)一結(jié)算，真正將員工和財務(wù)從繁瑣的申請流中解放出來，釋放更多創(chuàng)造力。

以更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)和可定制的報表維度，助力項目管理和企業(yè)決策。通過高級報表搭建差旅報表，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時更新和深度挖掘，助力管理層及管控部門實時洞察差旅支出等費用類目變化情況。通過項目管理臺賬，還可以看到歸結(jié)于具體項目下的累計差旅支出情況。同時，通過高級報表數(shù)據(jù)分析，可見具體費用支出類目的比例和變化曲線，并可據(jù)此逐步完善定額預(yù)算模型。

今年3月23日，合思無需報銷解決方案正式上線。目前，中亦科技全公司范圍內(nèi)已完成“無需報銷”的場景覆蓋，并成功完成2022年度1月-10月的數(shù)字化報賬，累計對賬215萬+條，并完成 360條子賬單拆分。

合思無需報銷解決方案上線，所帶來的效率提升是驚人的。在剛剛過去的9月，從對賬、拆分子對賬單、統(tǒng)一結(jié)算&開票、生成財務(wù)憑證，中亦科技財務(wù)部門的1位員工僅用2小時就全部完成，且準(zhǔn)確率100%。相較于此前每月繁瑣冗長的收票審票、手工做賬、導(dǎo)入系統(tǒng)生成財務(wù)憑證的流程，效率提升高達20倍。

在項目交付后的訪談中，來自中亦科技多個部門員工和財務(wù)人員對無需報銷體驗集體點贊——“現(xiàn)在的差旅出行簡直‘太絲滑了’！”在無需報銷解決方案的加持下，企業(yè)不僅省去了之前墊資、開票、貼票報銷的時間成本，還讓員工們體驗到了“我出我的差，公司來買單”的快感。差旅和日常報銷真正變成了“快事一件”。

而對于領(lǐng)導(dǎo)層及管理者來說，通過無需報銷服務(wù)解決方案提供的多維度消費賬單和分析模型，可以幫助管理者動態(tài)挖掘企業(yè)消費可節(jié)省的空間和可優(yōu)化的選項。另外，全鏈路的全息數(shù)據(jù)自動化流轉(zhuǎn)、真實透明，可有效幫助企業(yè)規(guī)避操作風(fēng)險提升合規(guī)經(jīng)營能力，幫助企業(yè)實現(xiàn)看得見的降本增效。